SECRETÁRIA EXECUTIVA DA DIRETORIA

Área e especialização profissional: Administração - Secretariado Senioridade: Auxiliar Lugar de trabalho: Belo Horizonte, MG Regime de contratação de tipo Outros Jornada Período Integral Modalidade: Presencial Horário: Segunda a sexta-feira, das 9h às 18h, com 1 hora de intervalo Remuneração: 3.750,00 mensais O Palova Amisses Advogados Associados, escritório com atuação nacional e referência em Direito Médico, busca uma profissional para atuar no suporte executivo à sua fundadora, Dra. Palova Amisses. Essa profissional será responsável por facilitar a rotina da diretora, organizar, acompanhar compromissos e assegurar que informações e demandas sejam conduzidas. Principais responsabilidades 1. Gestão da agenda e rotina executiva Administrar integralmente a agenda profissional da Dra. Palova, organizando reuniões, atendimentos, eventos e compromissos. Identificar conflitos de horários, organizar prioridades e antecipar necessidades. Confirmar compromissos com clientes, parceiros, fornecedores e demais envolvidos. Preparar informações, documentos e materiais necessários para reuniões. Acompanhar pendências e encaminhamentos decorrentes dos compromissos. 2. Organização de viagens, eventos e visitas Planejar e coordenar viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens, hospedagens, transporte e itinerários. Organizar agendas de visitas a clientes, clínicas, hospitais e parceiros. Coordenar a logística de participação em palestras, congressos, reuniões e eventos institucionais. 3. Relacionamento e comunicação executiva Atuar como ponto de contato entre a Dra. Palova, clientes, parceiros e equipes internas. Realizar contatos, confirmações e acompanhamentos em nome da diretoria, conforme orientações recebidas. Redigir mensagens, e-mails e comunicações com clareza, formalidade e precisão. Garantir que demandas recebidas sejam direcionadas e acompanhadas até sua conclusão. 4. Gestão administrativa e demandas operacionais Organizar documentos, correspondências e informações executivas. Realizar solicitações de compras, cotações, serviços, entregas e acompanhamento de fornecedores. Controlar prazos, tarefas, pendências e solicitações. Manter registros organizados e atualizados das atividades sob sua responsabilidade. 5. Acompanhamento e execução de demandas Monitorar tarefas delegadas pela diretoria às equipes e aos responsáveis. Elaborar controles, checklists e relatórios de acompanhamento. Requisitos: Experiência comprovada em secretariado executivo, assessoria de diretoria ou funções similares. Excelente domínio da língua portuguesa, especialmente comunicação escrita. Domínio do Microsoft 365, especialmente Outlook, Teams, Word e Excel. Experiência com gestão de agendas, reuniões e viagens. Discrição e responsabilidade no tratamento de informações confidenciais. Organização rigorosa, pontualidade e atenção aos detalhes. Postura profissional adequada ao relacionamento com clientes e executivos. Diferenciais Formação superior em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas. Experiência em escritórios de advocacia, consultorias ou ambientes corporativo. Inglês intermediário ou avançado.