Analista de Aquisições PL

MISSÃO 

Conduzir e acompanhar os processos de aquisição de bens e contratação de serviços do Núcleo de Gestão do Porto Digital – NGPD, garantindo o cumprimento das normas internas, dos instrumentos de parceria, dos procedimentos institucionais e dos prazos estabelecidos.

ATIVIDADES

Receber, analisar e acompanhar as solicitações de aquisição de bens e contratação de serviços;

Orientar as áreas solicitantes quanto à elaboração e ao ajuste de Termos de Referência, especificações técnicas, justificativas e demais documentos necessários;

Verificar a clareza, a coerência e a compatibilidade entre o Termo de Referência, a proposta comercial, o orçamento aprovado e o objeto da contratação;

Realizar pesquisas de mercado, identificar fornecedores e solicitar propostas comerciais;

Elaborar e divulgar pedidos de cotação, acompanhando os respectivos prazos;

Analisar propostas comerciais e elaborar mapas comparativos de preços e condições;

Apoiar a negociação de valores, prazos, condições de pagamento e demais condições comerciais;

Verificar a documentação cadastral, fiscal, jurídica e bancária dos fornecedores;

Conferir a compatibilidade do CNAE com o objeto da contratação;

Elaborar e preencher documentos dos processos de aquisição, incluindo formulários de aprovação, comunicações, contratos e termos aditivos, conforme os modelos institucionais;

Encaminhar contratos e demais instrumentos para análise jurídica e acompanhar os ajustes solicitados;

Acompanhar o fluxo de assinaturas eletrônicas dos documentos;

Manter atualizadas as informações dos processos nas ferramentas institucionais, especialmente Monday, Zeev, Clicksign, planilhas e sistemas de gestão;

Organizar as pastas digitais dos processos, assegurando que todos os documentos estejam identificados, atualizados e arquivados adequadamente;

Acompanhar prazos de propostas, contratos, entregas, vigências, pagamentos e certidões;

Solicitar a atualização de propostas, certidões e outros documentos com validade expirada;

Verificar se os bens ou serviços entregues estão de acordo com as condições contratadas, em conjunto com a área responsável;

Apoiar a instrução documental necessária aos pagamentos e à prestação de contas dos projetos;

Realizar o cadastro e a atualização de fornecedores;

Elaborar relatórios e controles relacionados aos processos de aquisição;

identificar pendências, inconsistências e riscos nos processos, comunicando-os à Coordenação;

Participar de reuniões de alinhamento com áreas internas, fornecedores, Jurídico, Financeiro e Prestação de Contas;

Apoiar a melhoria contínua dos fluxos, controles e procedimentos de aquisição;

Zelar pelo cumprimento das normas internas, dos princípios de integridade, transparência, impessoalidade, confidencialidade e prevenção de conflitos de interesses;

Executar outras atividades relacionadas à área de Aquisições, conforme orientação da Coordenação.

REQUISITOS TÉCNICOS

Ensino superior completo em Administração, Ciências Contábeis, Economia, Direito, Gestão Pública, Engenharia de Produção ou áreas correlatas;

Experiência com processos de compras, suprimentos, aquisições ou contratação de serviços;

Experiência com análise de propostas comerciais, elaboração de mapas comparativos e negociação com fornecedores;

Conhecimento intermediário do Pacote Office, especialmente Excel e Word;

Boa redação e capacidade de análise documental;

Organização para acompanhamento simultâneo de diferentes processos e prazos;

Capacidade de comunicação e relacionamento com áreas internas e fornecedores.

Análise de Termos de Referência e especificações técnicas;

Pesquisa e análise de mercado;

Cotação e negociação com fornecedores;

Elaboração de mapas comparativos;

Conferência de documentação empresarial, fiscal e bancária;

Noções de contratos e termos aditivos;

Controle de prazos, orçamento e documentação;

Elaboração de relatórios e controles gerenciais;

Domínio intermediário de Excel e Word;

 DESEJÁVEL

Experiência em organizações sociais, terceiro setor, projetos incentivados, convênios, termos de parceria ou contratos de gestão;

Experiência com processos sujeitos à prestação de contas;

Conhecimento sobre contratos, termos aditivos, certidões fiscais e documentação empresarial;

Experiência com ferramentas de gestão de processos e projetos, como Monday, Zeev ou sistemas equivalentes;

Experiência com plataformas de assinatura eletrônica, como Clicksign;

Conhecimento de sistemas ERP;

Conhecimento sobre compliance, integridade, LGPD e prevenção de conflitos de interesses;

Experiência na contratação de serviços técnicos, eventos, obras, tecnologia, comunicação ou infraestrutura.

COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS

Organização e atenção aos detalhes;

Capacidade analítica e senso crítico;

Proatividade e autonomia;

Facilidade para trabalhar em equipe;