Secretaria Administrativa

Área e especialização profissional: Administração - Secretariado Senioridade: Analista Lugar de trabalho: Barueri, SP Regime de contratação de tipo Efetivo – CLT Jornada Período Integral Secretaria Administrativa Local de Trabalho: Alphaville – Barueri/SP Modelo de Trabalho: Presencial Segmento: Consultoria de Outsourcing 1. Resumo do Cargo Responsável pelo atendimento recepção presencial e telefônico da empresa, prestando suporte direto à rotina operacional diária. Atua como ponto focal no apoio administrativo aos colaboradores e à liderança executiva, cobrindo fluxos de compras corporativas, lançamentos de notas fiscais em sistema ERP e gestão logístico operacional de viagens. 2. Principais Responsabilidades e Atribuições Atendimento e Recepção: Controlar o acesso de visitantes, parceiros e fornecedores à recepção. Atender e direcionar chamadas telefônicas e e-mails gerais da empresa. Organizar a recepção e gerenciar o recebimento e distribuição de correspondências/encomendas. Lançamentos e Apoio Financeiro/Fiscal: Realizar o lançamento de Notas Fiscais de entrada (serviços e materiais) no sistema ERP. Fazer o acompanhamento preliminar de vencimentos e conferência de dados com ordens de compra antes do envio ao Financeiro/Contas a Pagar. Logística Executiva e Viagens: Cotar, emitir e gerenciar a compra/reserva de passagens (aéreas e rodoviárias), hospedagens e transportes para os executivos e lideranças. Prestar suporte na elaboração ou conferência de relatórios de prestação de contas de viagens. Gestão de Suprimentos Corporativos: Mapear a necessidade de estoque e cotar/comprar materiais de escritório, copa e limpeza. Acompanhar entregas, conferir os itens recebidos com o pedido e gerenciar o almoxarifado interno/dispensa. 3. Requisitos do Perfil Requisitos Obrigatórios (Hard Skills) Ensino superior completo Experiência comprovada na função o. Vivência prática com entrada/lançamento de notas fiscais em sistemas ERP (ex.: Protheus/TOTVS, SAP, Senior, Conta Azul ou similares). Domínio do Pacote Office (Excel básico/intermediário, Word e Outlook) e ferramentas Google Workspace. Experiência em cotação e emissão corporativa de viagens (passagens/hotéis). Competências Comportamentais (Soft Skills) Organização e Rigor: Capacidade de gerenciar múltiplos processos concorrentes (compras, Notas Fiscais e viagens) sem perder o controle de prazos e detalhes. Comunicação Assertiva: Fluência verbal e escrita para atendimento a clientes, executivos e fornecedores. Postura Profissional e Discrição: Imagem institucional adequada ao ambiente corporativo de Alphaville e capacidade de lidar com dados e agendas confidenciais da diretoria. Proatividade e Resolução de Problemas: Agilidade para solucionar imprevistos de última hora em reservas de passagens ou entregas de suprimentos. Benefícios: -. Vale-refeição -. Vale-transporte -. Assistência médica -. Assistência odontológica