Auxiliar Administrativo - (8h às 17h...) - FEMININO

O profissional irá executar atividades de apoio administrativo na sua área de atuação relacionadas a controle, conferência, recebimento, emissão e arquivo de documentos e correspondências,  elaboração de planilhas, relatórios e gráficos, a fim de contribuir para a otimização dos serviços da área.

 

Responsabilidades:

ü  Zelar pela organização de arquivos e local de trabalho.

ü  Realizar atendimento telefônico prestando ou solicitando informações sobre diversos assuntos. 

ü  Seguir cronograma de entrega de documentação a fim de evitar atrasos e perda de prazos.

ü  Elaborar comunicados diversos, baseando-se em informações ou solicitações recebidas.

ü  Controlar cartazes informativos na Unidade, verificando conteúdo e prazos para fixação e retirada dos mesmos.

ü  Distribuir e controlar equipamentos de proteção individual e uniformes.

ü  Acompanhar a realização de serviços realizados por prestadores de serviço bem como providenciar junto a área responsável o pagamento do mesmo.

ü  Conferir a documentação do Caixinha da unidade, efetuando os devidos acertos, conforme norma da Instituição.

ü  Preparar documentos para os departamentos contábil, financeiro, suprimentos e serviços, RH,  a fim de contribuir para otimização dos serviços destas áreas.

ü  Fazer pedidos de benefícios junto ao setor de administração de pessoal, bem como responder pela prestação de conta frente a este setor.

ü  Executar a  distribuição dos Benefícios e comprovantes de pagamentos aos funcionários/estagiários.

ü  Realizar a convocação de candidatos triados pela área de Gestão de Pessoas, realizando contato telefônico e agendando entrevistas com os responsáveis na unidade.

ü  Preparar reuniões do conselho de diretores da Unidade, providenciando material e infra-estrutura para a realização das reuniões.

ü  Executar a  triagem dos documentos recebidos realizando os devidos encaminhamentos.

ü  Executar a conferência de contas de luz, água, telefone e gás, bem como providenciar processo para o pagamento dos mesmas.

ü  Eventualmente, realizar serviços externos.

ü  Executar contatos telefônicos com fornecedores, realizando levantamento de informações, cotações de preço, entre outros.

ü  Zelar pelo bom funcionamento da máquina de xérox da unidade, bem como solicitar manutenção quando necessário.

ü  Realizar solicitação de compras de materiais de escritório ou outros materiais em geral, para suprir a necessidade da Unidade e/ou área.

ü  Executar o controle de estoque de matérias de escritório, esportivos e/ou limpeza.

ü  Auxiliar no controle da frequência do ponto de funcionários/estagiários, controle de contrato de estagiários, processos de recrutamento, admissão e demissão de pessoal. Colher assinaturas em recibos de férias, solicitação e distribuição de benefícios, a fim de contribuir para a administração do setor de administração de pessoal da unidade.

ü  Preparar  documentos específicos relacionados a processos de RH, bem como agendar horário para exames médicos, a fim de contribuir para uma boa gestão dos recursos humanos da Instituição.

ü  Executar o  controle do arquivo morto, etiquetando e arquivando documentos, visando facilitar eventuais consultas e seguir normas e legislação vigente.

ü  Emitir Dups, bem como controlar, conferir e enviar ao Depto. Financeiro as notas fiscais destes documentos.

 

Requisitos:

- Conhecimento na área administrativa/rotina de escritório.

- Conhecimento em informática (pacote office).

- Conhecimento em procedimentos da área de RH, DP, Financeiro, Compras e Contabilidade.

- Noções CLT  

- Ensino Médio Completo ou Cursando Administração de Empresas a partir do 2º  semestre.   

Horário:

- De segunda a sexta das 8h às 17h