Por Fernanda Bottoni   É melhor fazer um elogio por e-mail, durante o café ou no fim de uma reunião? E qual é a melhor forma de fazer uma crítica a um funcionário que não vem se saindo bem? Como combinar as férias da sua equipe? E convidar um amigo para um lanche? Nem sempre essas respostas são óbvias e, como as empresas normalmente não têm essas regras estabelecidas num manual de etiqueta, reunimos algumas práticas adotadas em diferentes corporações para servir de exemplo. Confira.

Bom senso e olho no olho

Para mandar elogios, não há regra. Eles são sempre bem-vindos. O que não vale é surpreender um funcionário com um feedback negativo por e-mail com cópia para a equipe. O pior dos mundos é tornar pública uma situação que deveria ser tratada com privacidade, explica Willian Bull, consultor sênior da Mercer, empresa de recursos humanos com escritório em São Paulo. O bom senso manda que críticas sejam feitas pessoalmente. Há exceções para situações em que a repreensão não for novidade. Quando o problema se repete, vale mandar um lembrete por e-mail. Assuntos confidenciais também devem ser tratados cara a cara. Não incentivamos reuniões, mas críticas merecem um contato olho no olho, afirma Nelson Mussolini, diretor corporativo da farmacêutica Novartis.

Histórico eletrônico

Na agência de publicidade Y&R, de São Paulo, assuntos como férias, folgas ou outros trâmites que envolvam dinheiro devem ser tratados por e-mail. Ele é considerado uma evidência, um documento, diz Elise Passamani, gerente de recursos humanos do Grupo Newcomm, holding que controla a Y&R. Até questões de aumento salarial devem ser formalizadas pela ferramenta eletrônica depois que chefe e subordinado chegam a um acordo. Vale a pena registrar por e-mail conversas, acordos e qualquer informação que, no futuro, você tenha necessidade de consultar. O correio eletrônico pode ser um bom guardião do histórico das mais variadas transações no universo corporativo. Vale ressaltar, no entanto, que seu limite de armazenamento não é infinito. Use-o com moderação.

Regra geral

A recomendação básica é usar o e-mail com cautela, tanto na forma quanto no conteúdo. Na Mercer, a preocupação é tamanha que nenhuma mensagem deve sair do correio eletrônico com destino a um cliente sem ser submetida à revisão de um coleg a. Analisamos desde o português até o layout. Sabemos que todos sem exceção podemos errar, explica Willian. Mesmo que as empresas dispensem essa etapa, as mensagens, até as que são trocadas internamente, merecem a atenção de quem escreve. Não se deve simplesmente jogar as idéias na tela e apertar send. Muitas pessoas escrevem como pensam e não se dão ao trabalho de reler o que escreveram. É um grande perigo porque o texto enviado pode ser interpretado de diversas maneiras, dependendo do interlocutor.

Mantendo a ordem

O bom e velho telefone pode ser a salvação quando uma troca interminável de e-mails entre várias pessoas cria mais confusão do que interação. Se for possível convocar todos para uma reunião presencial, ótimo. Se não for, é uma boa hora para um conference call. O telefone é essencial para reunir profissionais que estão espalhados por todas as unidades de negócios da empresa. Já para conversas curtas, o melhor são os programas de mensagem instantânea, que muitas empresas já têm em versões corporativas. Essa ferramenta é mais ágil do que o e-mail e menos invasiva que o telefone. Vale mandar uma mensagem instantânea para se certificar de que alguém está na mesa, convidar um colega para tomar café ou solicitar algum dado com urgência (que não precise de arquivo).